Uspostavite povjerenje
Od velike je važnosti od samoga početka uspostaviti s novim klijentom odnos temeljen na povjerenju, posebice ako planirate surađivati na daljinu. Ukoliko se ne vidite uživo, međusobno upoznavanje može biti izazovno, što će potencijalno rezultirati lošom komunikacijom. Kako bi se izbjegao takav ishod, uzmite si dovoljno vremena i uložite trud da kvalitetno upoznate klijenta i uvedete ga u projekt odnosno poslovanje.
Tijekom tog procesa, možete postaviti očekivanja i upravljati njima, izmijeniti ključne detalje projekta i ciljeve, uspostaviti način komunikacije, te jednostavno bolje upoznati jedan drugoga. Nemojte se dovesti u situaciju da se klijent osjeća zanemareno ili da misli kako njegovi stavovi nisu uzeti u obzir – ipak je on taj koji vas je angažirao. Uključujući klijenta u proces razmišljanja i zajedničko pronalaženje rješenja i odgovora, možete stvoriti temelj čvrstog i kvalitetnog odnosa.
Napravite komunikacijski plan
Tijekom procesa upoznavanja, uspostavite komunikacijski plan prilagođen izazovima suradnje na daljinu. S obzirom na to da će komunikacija s klijentom vjerojatno biti ograničena, sastanci koji će se održati bit će od posebne važnosti. Razmislite o utvrđivanju tjedne koordinacije o tijeku projekta. Ukoliko ste u mogućnosti, pokušajte održavati telefonske ili video pozive u trajanju 5 do 10 minuta, kako biste bili sigurni da se projekt odvija u željenom smjeru. U slučaju da ste u različitim vremenskim zonama, poslužiti će i tjedni izvještaju putem e-maila, kao i dulji telefonski ili Skype sastanci jednom mjesečno.
Prije početka suradnje na projektu, dajte klijentu do znanja koji je najbolji način da vas kontaktira i koje je vaše uobičajeno radno vrijeme. Također, informirajte se o rasporedima i očekivanja klijenata. Zajednički dogovor oko načina komunikacije, koji uvažava komunikacijske preferencije i navike obiju strana, pomoći će u izbjegavanju frustracija u budućnosti.
Dogovorite rokove
Nadalje, potrebno je postaviti i poštovati rokove. Prije početka suradnje, dogovorite se o svim važnim rezultatima, isporukama, datumima i odgovornostima, te ih istaknite u ugovoru. Na ovaj način moći ćete lakše kontrolirati klijenta u smislu prekoračenja inicijalno dogovorenog opisa i opsega posla.
Konačno, koristite virtualne alate za olakšanje suradnje na daljinu! Dajte si vremena, eksperimentirajte i pronađite alate koji najbolje odgovaraju vašim poslovnim potrebama i posebnostima. Alati za projektni menadžment poput Basecampa mogu biti dobar način za održavanje diskusija, to-do lista, kao i kalendar isporuka rezultata kojem možete pristupiti i klijent i vi. Koristite sustave za pohranu na bazi clouda, poput Dropboxa i Google Drivea, kao mjesta za spremanje dokumenata povezanih s projektom. Virtualni alati za sastanke poput Microsoft Teamsa ili Skype For Business mogu vam pomoći da vrijeme sastanaka na daljinu iskoristite na najbolji i najproduktivniji način. Prije donošenja odluke kojim se alatima poslužiti, razgovarajte s klijentom i uvjerite se da se slažu s vašim izborom.
Kvalitetna komunikacija je ključni sastojak uspješne suradnje na daljinu. Redovitim utvrđivanjem i komuniciranjem očekivanja, proaktivnim izvještavanjem o napretku, te pametnim korištenjem virtualnih alata, možete izbjeći eventualne zapreke i razviti dugotrajno i snažno partnerstvo s vašim klijentom.
